MEMORANDO DE PLANEACION  ESTRATÉGICA

MEMORANDO DE PLANEACION ESTRATÉGICA

CLIENTE                : BANCO BILBAO VIZCAYA ARGENTARIA COLOMBIA S.A.

PERIODO              : DEL 1º. DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

PREPARADO POR : JESUS MERIÑO PADILLA       FECHA : ABRIL 09 DE 2011

REVISADO POR     : FRANKLIN PADILLA MEJIA      FECHA : MAYO 12 DE 2011

El Memorando de Planeación Estratégica es la primera etapa del proceso de planeación de la auditoría, y es indispensable para asegurarnos de realizar una auditoría efectiva y eficiente. No se espera que la planeación estratégica sea un ejercicio extenso y detallado, sino más bien un esfuerzo concentrado por parte de los miembros del equipo de trabajo, a fin de proporcionar una orientación global y un sentido de equilibrio en las circunstancias particulares del cliente. Este formulario se debe preparar para recopilar y documentar los temas relevantes, y debe ser complementado con procesos para realizar un completo trabajo de planeación.

TERMINOS DE REFERENCIA.  Describa brevemente los términos de referencia de la asignación, incluyendo la responsabilidad asumido o acordada con el cliente con respecto a:

TIPO DE TRABAJO A REALIZAR

El trabajo para el cual hemos sido contratados, es el de desempeñarnos como

AUDITORES EXTERNOS del Banco Bilbao Viscaya Argentaria Colombia S. A.

EXPECTATIVA DEL CLIENTE E INFORMES ESPECIALES

De acuerdo con conversaciones realizadas con el Dr. Luis Guzman Chams, está interesado en que:

Efectuemos un estudio a los deudores, para constatar las cifras de la contabilidad son acertadas, con respecto a los deudores.

Al mismo tiempo, está interesado en que estemos atentos a cualquier posible debilidad en el control interno, por lo que emitiremos cualquier recomendación que pueda mejorar substancialmente los controles internos de la Compañía.

RESPONSABILIDAD EN INFORMES

Nuestra responsabilidad como AUDITORES EXTERNOS, implica entre otras, las

siguientes:(1) expresar un dictamen sobre la razonabilidad de los Es/Fs;

(3)velar por el cumplimiento de los procedimientos de control implantados por la

administración de la Compañía

(5)emitir y certificar cualquier informe que sea solicitado por las entidades de

vigilancia y control

PERSONAL ASIGNADO AL TRABAJO.  Indique el nombre de los miembros del equipo de trabajo, incluyendo a cualquier especialista que participará en el trabajo.

NOMBRE DEL FUNCIONARIO	CARGO
JESUS MERIÑO	AUDITOR
JAIME DIAZ	AUDITOR suplente/Asistente
FRANKLIN PADILLA	Auditor de Sistemas
GERADO SALCEDO	Encargado de Auditoría

GERENCIA DEL CLIENTE. Indique el nombre y títulos de los miembros de la gerencia del cliente con los cuales el equipo de trabajo tendrá contacto sustancial durante la auditoría. No duplique la información mantenida en el archivo permanente, solamente incluya aquellos con los cuales mantendremos un contacto sustancial durante el trabajo de campo.

NOMBRE DEL FUNCIONARIO	CARGO
Luis Guzmán Chams	Gerente de Banca y Empresas e instituciones
Yolima Martínez Hernández	Gerente sucursal Sn. Francisco
Mauricio Núñez Serrano	Subgerente

ASUNTOS PARA SEGUIMIENTO. Liste los asuntos que fueron identificados en reuniones con el cliente, archivos de correspondencia, papeles de trabajo del año anterior y cartas de recomendaciones, que requieren seguimiento durante la presente auditoría.

ASUNTO	SEGUIMIENTO PLANIFICADO	REF. A P/T
(1) Obligación Financiera	(1) Contrato
(2) Cuerpo de Contabilidad	(2) Estudio de Balances
(3) Carta de recomendación	(3) verificar implantación de las recomendaciones

FECHA DE REUNIONES. Liste las reuniones importantes organizadas con la gerencia del cliente los Directivos de la Compañía y otros importantes.

REUNIÓN CON	PROPÓSITO	FECHA
Gerente y Subgerente	Identificar las expectativas del cliente respecto al trabajo de auditoría	Abril/2011
Gerente y Subgerente	Informar recomendaciones sobre debilidades en el control interno detectadas en la visita preliminar	Junio/2011
Gerente y Subgerente	Dictamen del AUDITOR	Febrero/2012
Gerente y Subgerente	Informar recomendaciones sobre debilidades en el control interno detectadas en la visita final	Marzo/2012

FECHAS DE INFORMES.  Liste los informes a emitirse (incluyendo informes estatutarios de auditoría, informes especiales, etc.) y la fecha de emisión esperada para cada uno.

INFORME	FECHA
Carta de Recomendaciones	Cada vez

COMPRENSIÓN Y ANÁLISIS DE LA ACTIVIDAD. En la etapa de planeación es importante llegar a conocer las características del negocio del cliente que nos permitirán identificar los sucesos, transacciones y prácticas que pueden tener un efecto significativo sobre los estados financieros, y asistirnos en decidir el alcance y énfasis relacionado con nuestros procedimientos de auditoría. La comprensión de la situación económica y del negocio del cliente, es un requisito para lograr una auditoría efectiva y un servicio distinto.

Al desarrollar o actualizar nuestra comprensión de las actividades generalmente nos concentramos en aquellas partes, transacciones, saldos o ítems que conllevan mayor riesgo o que poseen características inusuales. Deseamos asegurarnos que estos temas reciben una especial atención en el plan de auditoría. Entre dichos temas se pueden incluir:

1.     Características de los servicios que se ofrecen

2.     Competencia en el mercado

3.     Rentabilidad de los productos

4.     Características de los deudores, plazos de créditos, garantías y derechos de devolución

5.     Filosofía y método de comercialización y participación en el mercado

6.     Naturaleza de las tendencias de precios y sensibilidad de los precios a las condiciones de mercado

7.     Aspectos laborales

8.     Naturaleza de los inmuebles y maquinaria y el nivel y tendencia en las inversiones de capital

9.     Características de los deudores      |

10.  Naturaleza y alcance de las actividades de I&D

11.  Situación impositiva

12.  Aspectos y situación de transacciones con partes relacionadas o vinculadas

El Banco Bilbao Viscaya Argentaria, es una entidad bancaria española con participación en entidades financieras en más de treinta países. El cual tiene unos 47 millones de clientes repartidos en todo el mundo y aproximadamente 1 millón de accionistas.

Esta entidad por ser de tipo bancaria, posee diversos competidores, por lo cual siempre se debe estar en pro de mejoras y a mejor o igual nivel que las otras entidades de este tipo.

Podemos decir que el préstamo de dinero y las diferentes actividades bancarias, son de alta rentabilidad, por lo cual se esperan altas utilidades para este ejercicio.

Los deudores de esta entidad, son personas a las cuales se les han realizado los respectivos estudios de créditos, realizadas respectivamente por el departamento de  crédito y se han considerado aptas para recibir estos prestamos.

La compañía cuenta con un Dpto. de Mercadeo y Ventas que son los encargados de la comercialización de los productos y servicios que presta el BBVA, su posición en el mercado no es la de “líderes” en establecimientos bancarios, es por ende que se busca hacer las mejoras correspondientes para así estar en el ranking de las posiciones bancarias entre los primeros lugares.

El factor preponderante para BBVA, es crear productos y servicios que le ayuden a realizar sus sueños, su vida, su hoy y su mañana, adelante es el futuro.

FACTORES EXTERNOS. Documente los factores externos respecto al cliente que puedan afectar lo apropiado de las conclusiones de auditoría o el énfasis del trabajo de auditoría (p.ej. una disminución significativa en la demanda de un producto de una manufacturero, un cambio significativo en tasas de interés, un cambio abrupto en el precio de una materia prima, etc.) Considere el efecto potencial de las condiciones económicas sobre el cliente, incluyendo las condiciones en la industria en la cual opera, y de leyes y reglamentos aplicables.

A) Los Productos Ofrecidos

La demanda de entidades bancarias es alta, pero la demanda de los productos ofrecidos por estos está creciendo aun más rápidamente, como resultado podemos ver que la adquisición de algunos productos se vea en decadencia. Los costos de las tasas de manejo y los intereses en los créditos han tenido aumentos en algunas entidades más que en otras; nuestra compañía se ha visto gravemente afectada por la crisis europea, más que otras entidades por ser este su origen.

b) Crisis financiera

La baja de los Euros y el dólar mas las crisis económicas en el mundo ha disminuido las ganancias y las adquisiciones de ciertos productos.

POLÍTICAS FINANCIERAS Y PRACTICAS CONTABLES.  Documente las principales características del negocio del cliente que pueden afectar lo apropiado de las conclusiones de auditoría o el énfasis del trabajo de auditoría. Considere cambios importantes en el negocio así como asuntos tales como los que aparecen enumerados a continuación y cualquier otro asunto que sea aplicable:

POLITICAS FINANCIERAS

1.    Prácticas de administración de fondos

2.    Políticas de inversión

3.    Liquidez y capacidad para generar capital de trabajo

4.    Métodos financieros utilizados incluyendo proyecciones financieras y flujos de fondos

5.    Presupuestos de inversión y políticas de dividendos

6.    Capitalización y financiamiento

7.    Estructura y patrimonio de la empresa. Haga énfasis en el Departamento de Administración y Finanzas con relación a: responsabilidades de los directores, individuos responsables por la iniciación, preparación y aprobación de políticas y procedimientos contables, grado de descentralización de las actividades financieras, etc.

PRACTICAS CONTABLES

1.    Sistemas de contabilidad, presupuesto, informes e información gerencial.

2.    Cambios en políticas contables vigentes o posibles cambios a la fecha

3.    Problemas en aplicación de políticas contables, identificadas en años anteriores

4.    Naturaleza de cambios en normas contables y/o fiscales que afecten a la Compañía

POLITICAS FINANCIERAS

La compañía recauda su cartera a través de consignaciones nacionales para lo cual cuenta con múltiples cuentas bancarias (mercado nacional e internacional) y por cartas de créditos para las exportaciones

Los excesos de liquidez son invertidos en papeles fiduciarios de alta rentabilidad y de vencimientos corrientes, y en papeles de mercado secundario de alta rentabilidad. Todas las entidades donde se compran papeles, deben tener una calificación mínima de “A” para corto plazo y “DP1” o su equivalente, de acuerdo con la calificación dada por Duff & Phelps o cualquier otra calificadora de riesgo.

La compañía por los márgenes de rentabilidad que genera su actividad, presenta un buen nivel de liquidez y mantiene usualmente un capital de trabajo positivo. Tiene poder y capacidad para generar capital de trabajo y efectivo, por su alta rotación de inventarios, la cartera se recupera en promedio a 38 días, y el pago a proveedores a 45 días.

La compañía financia sus necesidades de capital de trabajo con cartas de crédito y proveedores a 45 días, y para los proyectos de inversión en activos fijos mediante la contratación de créditos a largo plazo con líneas Bancoldex e IFI. Esta misma filosofía se aplica para proyectos de I&D de nuevos productos

Es política de la compañía, distribuir como dividendos parte de las utilidades del ejercicio eliminando el efecto de los ajustes por inflación, los cuales normalmente, son capitalizados. Los dividendos son pagados en alicuotas trimestrales o mensuales.

Existe un proyecto de capitalización de la Cía. aprovechando una nueva línea de crédito a largo plazo para los accionistas creada por el IFI, al DTF más 1.5%, pero se ha aplazado debido a las altas tasas de interés que están en el mercado.

La Compañía cuenta con un Presidente y unos Vicepresidentes a los cuales les han sido asignadas sus responsabilidades y áreas de competencia. La compañía cuenta con un Departamento de Organización y Métodos encargados de la iniciación y preparación de los diferentes procedimientos, los cuales son aprobados en definitiva por la Presidencia de la Compañía. Todos los procedimientos contables son revisados por el Jefe del Departamento de Contabilidad, el Contralor General y el Jefe del Departamento de Impuestos

El Gobierno Nacional expidió recientemente, la declaratoria de la Emergencia Económica, en donde instauró un impuesto a las transacciones bancarias por un valor equivalente al 2 por mil de la respectiva transacción. La compañía ha tomado medidas a bajar el número de cuentas bancarias con el propósito de concentrar en una, sus transacciones y ahorrarse el impuesto a las transacciones.

PRACTICAS CONTABLES

La compañía lleva su contabilidad de acuerdo con las normas de contabilidad aceptadas en Colombia (Decreto 2649 y subsiguientes), registrando sus operaciones en forma sistematizada, en el programa SIIGO

Anualmente se prepara un presupuesto de operaciones con la intervención de las diferentes áreas de la compañía, y sometido a la aprobación de la Junta Directiva. Mensualmente se preparan informes gerenciales de seguimiento, por el área de Planeación y Presupuestos, donde se compara la ejecución real con el presupuesto y se justifican las variaciones más importantes. Semestralmente, el presupuesto es revisado si las circunstancias iniciales del mercado y la Cía. han variado considerablemente.

Para 2005 no se tienen planeados cambios importantes en las políticas contables que puedan tener un efecto significativo sobre los estados financieros. El único cambio importante es que de acuerdo con la reforma tributaria, los ajustes por inflación a los inventarios y cuentas de resultados, quedaron eliminados

Se han detectado problemas en la aplicación del nuevo método de evaluación de inversiones, los cuales serán revisados directamente por el AUDITOR principal A. Reyes.

ASUNTOS DE SERVICIO. En el curso de nuestras actividades de planeación debemos estar alerta a situaciones que presenten oportunidades de prestar servicios adicionales a nuestro cliente. Generalmente, estas oportunidades se manifiestan durante la planeación estratégica en conversaciones con los Directivos sobre diversos aspectos del negocio, el medio de procesamiento o el medio de control.

El cliente ha experimentado problemas de sistemas durante este año. Debemos

estar conscientes de las consideraciones de servicio al cliente en esta área por

lo que se asignará un especialista en Auditoría de Informática para que revise

este área.

PRESUPUESTO DE TIEMPO.  Detallar a  continuación, el número de horas presupuestadas de manera global. El total deberá concordar con el total de horas indicado en el PDT Resumen de Presupuesto y Tiempo. No debe detallarse el presupuesto de tiempo para no duplicar el trabajo del PDT Resumen de Presupuesto y Tiempo.

PRESUPUESTO GLOBAL DE AUDITORIA		PRESUPUESTO POR AREAS DE AUDITORÍA
Fase de planeación	200	Areas críticas	150
Fase de ejecución	350	Areas significativas	50
Fase de conclusión	50	Otras áreas	150
Total Horas	600	Total horas	350

CALCULO DEL NIVEL DE MATERIALIDAD. De acuerdo con el conocimiento del negocio del cliente, compute el Nivel de Materialidad.

þ  Activo total estimado a la fecha del Balance General (1)		$79.291.879
þ  Ingreso operacional total estimado por el año terminado a la fecha del balance general(2)		$37.617.000
þ  En base al mayor monto de las líneas (1) y (2), computar el nivel de materialidad		$41.674.879

Puede llenar esta cálculo con la Hoja de Trabajo del Nivel de Materialidad.

AREAS CRITICAS. Liste los objetivos críticos de auditoría, indique por qué se consideran críticos y describa brevemente el enfoque de auditoría propuesto para cada uno. Los objetivos críticos de auditoría pueden relacionarse con elementos de, o revelaciones en, los estados financieros. Además, es posible que se consideren críticos sólo ciertos aspectos de un elemento de los estados financieros. Por ejemplo, el control de las unidades de inventario, puede constituir un objetivo crítico de auditoría, pero no la valorización de inventario.

VALUACION DE CUENTAS POR COBRAR:  Considerada crítica debido al riesgo de ciertos clientes, a la recesión de la economía, al juicio involucrado, y por el cambio en la política de otorgar créditos por parte de los vendedores. Nuestros procedimientos de auditoría incluyen la investigación de cuentas antiguas y la circularización de saldos

INVENTARIOS DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Considerados críticos debido a la complejidad de la contabilidad de costos, y por ser artículos de alta tecnología susceptibles a quedar obsoletos. Los procedimientos incluyen la verificación de los costos para las partidas muestreadas, al igual que la observación física del inventario.

COSTOS DE INVESTIGACION  Y DESARROLLO: Incrementos significativos en este rubro debido al lanzamiento de los nuevos productos

COMPROMISOS Y CONTINGENCIAS: Considerada crítica debido al juicio involucrado en la revelación y posible reconocimiento del pasivo por litigios laborales. Los procedimientos incluyen la obtención de las opiniones de los abogados en cuanto a los resultados de los litigios.

ASUNTOS DE CONTABILIDAD, AUDITORÍA E INFORMES SIGNIFICATIVOS Y POCO USUALES

El equipo de trabajo debe identificar y documentar los hechos fundamentales y la resolución de asuntos de contabilidad, auditoría e informe poco usuales y significativos. Estos asuntos a menudo incluyen aspectos de los objetivos críticos de auditoría así como otras áreas del examen. Pueden incluir asuntos tales como lo apropiado del tratamiento contable o de los procedimientos de auditoría para ciertas transacciones y la consideración de asuntos de revelación o del tipo de informe a ser emitido. La identificación de estos asuntos en la presente sección a veces está prescrita, pero en la mayoría de los casos se deja al criterio del equipo de trabajo. Entre los asuntos de contabilidad, auditoría e informe que siempre se consideran significativos y poco usuales y que deben documentarse en esta sección, se incluyen aquéllos que:

·     Requieren la consulta con especialistas de otras industrias u otros especialistas fuera del país

·     Implican un cambio significativo de las políticas o prácticas contables del cliente; o

·     Se relacionan con desacuerdos con el cliente

Además, normalmente debe considerarse asuntos de contabilidad, auditoría e informe significativos y poco usuales, y por lo tanto, identificarse en esta sección, aquéllos que:

·     Requieren un alto grado de juicio o son controvertidos

·     Implican transacciones complejas o asuntos de importancia relativa (incluyendo partidas de exposición significativa en las cartas de abogado)

·     Se relacionan  con la aplicación de procedimientos o técnicas de auditoría poco usuales; o

·     Tienen un impacto significativo sobre el tipo de informe a ser emitido

a)     Asuntos de contabilidad	Ref. a P/T
Cambio en el método de valuación de promedio a LIFO
b)     Asuntos de Auditoría	Ref. a P/T
Transacciones con compañía relacionadas
c)     Asuntos de informe	Ref. a P/T
No existen

EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL.  Una vez realizado los procedimientos analíticos de revisión y completado la Hoja de Trabajo del Ambiente de Control, estamos en capacidad de identificar los factores de riesgo inherente y de control, a fin de concentrar nuestros esfuerzos de auditoría y ejecutar satisfactoriamente el plan de auditoría.

Esta parte de la Hoja de Trabajo la Planeación Estratégica, debe llenarse una vez se haya evaluado para el Riesgo de Control, la Hoja de Trabajo del Ambiente de Control (incluyendo el Ambiente de Control en el PED) y para el Riesgo Inherente, la Tabla de Factores del Riesgo Inherente.

A continuación documente esta evaluación preliminar.

RIESGO INHERENTE:   MEDIO

FACTORES QUE SE CONSIDERARON:

a)  La  experiencia y conocimiento de la administración con relación al negocio

b)  Existen presiones sobre la administración para la obtención de resultados

c)   El negocio es de características de tecnología superior. Adicionalmente, tiene

importantes transacciones con partes relacionadas

RIESGO DE CONTROL:  MEDIO

FACTORES QUE SE CONSIDERARON

a)  La actitud de los directores y la gerencia hacia los controles internos. Los

directores y la gerencia de la Compañía, tienen como compromiso hacer los

reportes financieros de manera exacta y completa

b) Las actividades de control, información y comunicación aseguran el cumplimiento

con las directrices de la administración

c) Se monitorea la calidad del desempeño del control interno a través del tiempo

d) Existen suficientes indicios de valores de integridad y ética

CLASIFICACIÓN DEL USO DE COMPUTADORAS POR EL CLIENTE. La presente Sección identifica el grado de uso de las computadoras por parte del cliente, la complejidad y la importancia para el negocio de las computadoras. Adicionalmente, identifica el ambiente de computadora en la compañía. Se puede reunir la información necesaria mediante indagación con la alta gerencia y la gerencia de informática. El perfil puede complementarlo típicamente el auditor encargado, como parte del proceso de planeación, con ayuda, según se requiera, del Especialista de Auditoría de PED. Anexe documentación adicional según lo considere necesario. El uso del perfil es opcional.

GRADO DE USO

EL procesamiento de datos realiza primordialmente una función de registro. Mientras

que la mayor parte de la información contable la procesa la computador, un número

sustancial de procedimientos de control, se ralizan manualmente.

Tareas administrativas secundarias se realizan en microcomputadoras

COMPLEJIDAD

No hay rasgos altamente complejos en el procesamiento de datos. Todo el

procesamiento se hace en base de lote. Parece ser moderamente complejo

IMPORTANCIA PARA EL NEGOCIO

El reporte oportuno y exacto del procesamiento de datos es importante, pero no

crítico para la habilidad de la gerencia para tomar decisiones claves de negocios.

Parece ser moderamente importante para el negocio.

Por lo anterior consideramos que el perfil o clasificación es SIGNIFICATIVO

ORGANIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

Basándonos en nuestra experiencia con Compañía Modelo y las indagaciones con los

usuarios principales, el personal de procesamiento de datos parece estar

familiarizado con los sistemas y sus tareas específicas y son competentes para

operar el departamento en forma efectiva

OTROS ACUERDOS DE PLANIFICACIÓN. Utilice este espacio para documentar cualquier información pertinente a la planificación que aún no haya sido documentada. Por ejemplo, el uso de herramientas automatizadas, papeles de trabajo preparados por personal diferente a auditoría, oportunidad del trabajo en el campo, acuerdos para observaciones de inventarios.

Se contará con la participación de José Joaquín Rodriguez (Auditor de Sistemas), para evaluar el ambiente de PED y realizar pruebas al software y el hardware con el propósito de verificar si la compañía se encuentra lista para el cambio de milenio.

CAMBIOS EN LA PLANIFICACION DE AUDITORIA. Todos los cambios significativos en la planificación de auditoría desarrollada anteriormente deben documentarse aquí. Puede haber varios motivos para la realización de cambios en la planificación de auditoría, incluyendo las respuestas a los hallazgos de la auditoría, asuntos adicionales de contabilidad poco usuales, y cambios subsecuentes en las circunstancias del negocio del cliente, que afecten el alcance apropiado del trabajo de auditoría. Al documentar los cambios significativos, el nivel de detalle deberá ser suficiente como para permitir una evaluación de las consecuencias de los cambios en la efectividad de la auditoría. Para lograr este objetivo, puede resultar eficiente referirse a otros papeles de trabajo. Si no ha ocurrido cambio significativo alguno, indicar "NINGUNO" en la columna "Cambios significativos".

CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA AUDITORIA	EFECTO SOBRE LA AUDITORIA
NINGUNO

Lina Marcela Ortega Barrios		3 de Febrero de 2012
Socio/Revisor Fiscal		Fecha
Gilma Palacio Bonill		5 de Febrero de 2012
Gerente/Suplente de Revisoría Fiscal		Fecha
Sindy Paola Taboada		8 de Febrero de 2012
Encargado/Asistente		Fecha